le riunioni queste sconosciute

Oggi voglio parlare delle riunioni, queste sconosciute.

Combatti come se avessi ragione, ascolta come se avessi torto (Kark Weick).

I capi saggi hanno opinioni forti, ma le difendono debolmente; così possono aggiornarle quando si trovano di fronte fatti che le smentiscono.

Assenza di riunioni e di spazi di ascolto da parte del titolare sono la norma, in farmacia, spesso giustificata dalla ridotta disponibilità dei collaboratori durante la pausa pranzo, i turni di chiusura o alla sera. Tutto vero, ma se desideriamo andare a fondo della faccenda dobbiamo anche dirci onestamente che ognuno di noi dà la propria disponibilità verso gli altri se ne trae, di norma, un tornaconto, o se vi è un’adeguata motivazione. È un atteggiamento egoistico di fondo che viene accentuato, di questi tempi, anche da un oggettivo senso di trascinamento verso mille impegni differenti. Allora operiamo, talvolta inconsapevolmente e istintivamente, una selezione delle cose da fare e centelliniamo la nostra attenzione limitandola a ciò che riteniamo davvero importante.

L’economia dell’attenzione

Infatti, possiamo già aver sperimentato su di noi come siamo capaci di organizzare la nostra vita affinché possiamo ottenere ciò che desideriamo, quando il fare una certa cosa o l’incontrare una determinata persona ci interessa davvero. Per dirla con qualcuno, viviamo in un’economia dell’attenzione, come chi si occupa di progettare le pagine del web sa bene, dovendo lottare con la distrazione dei navigatori e con la loro fretta. Catturare l’attenzione degli individui, pertanto, è diventata un’arte: non biasimarti, quindi, se ne cerchi un po’ per te e non l’ottieni; ce n’è poca per tutti al giorno d’oggi. Un motivo in più per dire basta alle riunioni, queste sconosciute…

Mi immagino le tue riflessioni in quest’istante: l’essere umano vive di relazioni, di incontri e di confronti di idee; una riunione serve appunto a tutto ciò, quindi dovrebbe essere sempre bene accetta. Condivido appieno la “speranza”, ma la realtà ci insegna che non è così scontato nella testa delle persone. E innanzitutto ci devi credere tu.

Altre volte, infatti, possono essere le riflessioni opposte di qualche titolare a non utilizzare la riunione come strumento di lavoro, “tanto siamo in pochi e quello che abbiamo da dirci lo sappiamo: ci confrontiamo al banco in ogni momento…”. Ovvero, “conosco così bene i miei polli che non ho bisogno di doverli sentire fuori orario di lavoro”.

Il successo è sempre di gruppo

Ma lo sai che il successo è sempre di gruppo? Ti ho parlato poc’anzi anche di incentivazione: applicata la “filosofia” al tema delle riunioni, ricordati sempre di promuovere e incentivare la motivazione dei tuoi uomini. Pieno apprezzamento, coinvolgimento e interesse per le persone. Nessun incentivo funzionerà se prima non avrai incentivato l’intangibile e avrai riscontrato segnali positivi attorno a te. Se mancano segnali positivi in tal senso, rifletti sul perché prima di andare oltre, ma assicurati che tu abbia fatto tutto il possibile e che creda davvero in questi comportamenti. Ciò su cui si fermerà dapprima la tua attenzione, rammenta bene, rappresenterà anche il valore (o i valori) a cui tieni maggiormente e i tuoi uomini se ne accorgeranno. E le riunioni, queste sconosciute, nonché gli spazi d’ascolto ti serviranno proprio per veicolare tutto ciò e rappresenteranno il crocevia tra un’azione di successo o meno.

I 10 comandamenti

Giunti a questo punto, pochi suggerimenti di fondo, dieci comandamenti efficaci, affinché tu possa realizzare concretamente la tua riunione con successo:

1. avvisa con il giusto anticipo tutti, anche in merito al luogo e alla durata dell’incontro;

2. chiarisci i tempi in anticipo con i partecipanti;

3. definisci l’obiettivo da perseguire (devi programmare delle attività? Desideri motivare i collaboratori? Desideri fare formazione? Vuoi condividere delle mete? Devi gestire delle novità o affrontare un problema improvviso?);

4. raccogli tutta la documentazione che potrà servire;

5. affronta il dialogo con un atteggiamento positivo. Ti tornerà utile anche quando ci sarà da gestire qualche conflitto o dissapore;

6. ascolta ma nel contempo coinvolgi, stimola la partecipazione di idee e guida il gruppo, onde evitare inutili e a volte dannose dispersioni;

7. non lesinare apprezzamenti e mostra un sincero interesse per i punti di vista altrui. Anche se non condivisibili, ti dovrebbe essere sempre chiaro come si è formato un punto di vista nella testa del tuo interlocutore;

8. concludi facendo una sintesi e con una decisione condivisa;

9. assicurati che le persone abbiano al termine ben chiaro cosa fare;

10. accordati sui tempi e le modalità di feedback.

Gli ultimi consigli

Ancora, quando stabilisci la finalità della riunione, non mescolare obiettivi troppo differenti tra loro: vuoi distribuire un incentivo e, al contempo, è necessario fare della formazione tecnica su un prodotto/servizio; desideri trovare nuove idee per la gestione dello spazio e, simultaneamente, pensi a come avvisare i tuoi che la crisi ti porta a ridurre le spese (magari del personale…). Gli argomenti da affrontare all’interno della medesima riunione, se possiamo definire non una regola, ma almeno una linea guida, devono somigliare per lo spirito emotivo che spontaneamente emerge e si condivide tra le persone, da un lato, e per la medesima prospettiva temporale, dall’altro. Pertanto, è dannoso parlare di una nuova assunzione da presentare al gruppo preesistente e, nel medesimo ambito, di come eliminare gli sconti alla clientela, divenuti insostenibili. Le riunioni, queste sconosciute!

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